Wirtualne biuro a siedziba i adres spółki

Pojęcia „siedziba” i „adres” spółki używamy często zamiennie, jednak w świetle prawa nie są one tożsame. Zgodnie z art. 41 kodeksu cywilnego siedzibą osoby prawnej, a zatem także spółki, jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający. Należy natomiast podkreślić, że ustawodawca daje szansę na inne uregulowanie tej kwestii – wynikać może to z ustawy lub statutu spółki. 

Adres spółki to dokładnie wskazana nazwa ulicy, numer nieruchomości, lokalu oraz kod pocztowy, w którym spółka prowadzi działalność. Jest to zatem doprecyzowanie siedziby spółki. 

Zmiana siedziby spółki / zmiana adresu spółki

Rozróżnienie siedziby oraz adresu spółki jest szczególnie istotne w przypadku chęci ich zmiany. Siedziba spółki jest bowiem wskazana w umowie spółki. Oznacza to, że w przypadku chęci jej zmiany należy zmienić również umowę spółki. To natomiast wiąże się z koniecznością zachowania stosownej formy np. w przypadku spółki z o.o. umowa spółki powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Inaczej zaś wygląda zmiana adresu spółki – jako że nie jest on podawany w umowie, nie ma potrzeby jej zmiany. 

Czy muszę posiadać siedzibę i adres spółki?

Posiadanie siedziby i adresu spółki jest konieczne w przypadku prowadzenia działalności, a ich wskazanie jest istotne ze względów nie tylko formalnych, ale też praktycznych. W oparciu o siedzibę spółki określana jest m.in:

• właściwość urzędu skarbowego,
• właściwość sądu dla zarejestrowania spółki,
• miejsce, gdzie odbywają się zgromadzenia wspólników – co do zasady powinny się one odbywać w siedzibie spółki

Adres spółki to zaś przede wszystkim miejsce, pod który będzie trafiać firmowa korespondencja.

Co zatem w sytuacji, w której z uwagi na charakter prowadzonej działalności, ze względu na koszty lub z jakiegokolwiek innego powodu nie chcesz podejmować jej w realnym biurze? Alternatywą jest wirtualne biuro czyli usługa outsourcingu obsługi biurowej w tym pełna obsługa korespondencyjna oraz co najważniejsze użyczenie wirtualnego adresu bez potrzeby fizycznego prowadzenia działalności w danym miejscu.

Wirtualne biuro a rejestracja VAT

Problematyczną dla przedsiębiorców kwestią, która do niedawna przysparzała trudności, było wskazywanie adresu wirtualnego biura podczas rejestracji spółki jako płatnika VAT. Z początkiem 2017 roku zaostrzono procedurę rejestracji, która często zostaje poprzedzona kontrolą w miejscu wskazanym jako adres spółki. Jako wirtualne biuro działamy w praktyce pod wskazanym adresem, a nasz pracownik potwierdzi Państwa adres, odbierze korespondencję oraz w przypadku kontroli przedstawi wymagane dokumenty – w tym przypadku umowę najmu lokalu / umowę wirtualnego biura.

Więcej informacji w temacie legalności wirtualnego biura znajdziecie Państwo na naszej stronie w zakładce – Czy wirtualne biuro jest legalne?

Zobacz również:

• Kontrola skarbowa w wirtualnym biurze
• Rejestracja Spółki z o.o. krok po kroku

Artykuł Siedziba i adres spółki a wirtualne biuro  pochodzi z serwisu Wirtualna Siedziba.