Siedziba i adres spółki a wirtualne biuro
Każdy przedsiębiorca prowadzący działalnośc w Polsce jest zobowiązany do wskazania siedziby oraz adresu firmy. Pojęcia te choć podobne i potocznie używane zamiennie nie są tożsame w świetle prawa. Wskazanie siedziby firmy, w przeciwieństwie do adresu jest konieczne już na etapie rejestracji. Czym zatem jest siedziba spółki i czym różni się od jej adresu oraz w czym może pomóc Ci wirtualne biuro?
Wirtualne biuro a siedziba i adres spółki
Pojęcia „siedziba” i „adres” spółki używamy często zamiennie, jednak w świetle prawa nie są one tożsame. Zgodnie z art. 41 kodeksu cywilnego siedzibą osoby prawnej, a zatem także spółki, jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający. Należy natomiast podkreślić, że ustawodawca daje szansę na inne uregulowanie tej kwestii – wynikać może to z ustawy lub statutu spółki.
Adres spółki to dokładnie wskazana nazwa ulicy, numer nieruchomości, lokalu oraz kod pocztowy, w którym spółka prowadzi działalność. Jest to zatem doprecyzowanie siedziby spółki.
Zmiana siedziby spółki / zmiana adresu spółki
Rozróżnienie siedziby oraz adresu spółki jest szczególnie istotne w przypadku chęci ich zmiany. Siedziba spółki jest bowiem wskazana w umowie spółki. Oznacza to, że w przypadku chęci jej zmiany należy zmienić również umowę spółki. To natomiast wiąże się z koniecznością zachowania stosownej formy np. w przypadku spółki z o.o. umowa spółki powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Inaczej zaś wygląda zmiana adresu spółki – jako że nie jest on podawany w umowie, nie ma potrzeby jej zmiany.
Czy muszę posiadać siedzibę i adres spółki?
Posiadanie siedziby i adresu spółki jest konieczne w przypadku prowadzenia działalności, a ich wskazanie jest istotne ze względów nie tylko formalnych, ale też praktycznych. W oparciu o siedzibę spółki określana jest m.in:
- właściwość urzędu skarbowego,
- właściwość sądu dla zarejestrowania spółki,
- miejsce, gdzie odbywają się zgromadzenia wspólników – co do zasady powinny się one odbywać w siedzibie spółki
Adres spółki to zaś przede wszystkim miejsce, pod który będzie trafiać firmowa korespondencja.
Co zatem w sytuacji, w której z uwagi na charakter prowadzonej działalności, ze względu na koszty lub z jakiegokolwiek innego powodu nie chcesz podejmować jej w realnym biurze? Alternatywą jest wirtualne biuro czyli usługa outsourcingu obsługi biurowej w tym pełna obsługa korespondencyjna oraz co najważniejsze użyczenie wirtualnego adresu bez potrzeby fizycznego prowadzenia działalności w danym miejscu.
Wirtualne biuro a rejestracja VAT
Problematyczną dla przedsiębiorców kwestią, która do niedawna przysparzała trudności, było wskazywanie adresu wirtualnego biura podczas rejestracji spółki jako płatnika VAT. Z początkiem 2017 roku zaostrzono procedurę rejestracji, która często zostaje poprzedzona kontrolą w miejscu wskazanym jako adres spółki. Jako wirtualne biuro działamy w praktyce pod wskazanym adresem, a nasz pracownik potwierdzi Państwa adres, odbierze korespondencję oraz w przypadku kontroli przedstawi wymagane dokumenty – w tym przypadku umowę najmu lokalu / umowę wirtualnego biura.
Więcej informacji w temacie legalności wirtualnego biura znajdziecie Państwo na naszej stronie w zakładce – Czy wirtualne biuro jest legalne?
Zobacz również:
