Wirtualne biuro – jak działa i czym się zajmuje?

Naturalne jest, że każda firma powinna posiadać adres swojej siedziby. Wiąże się to oczywiście ze sporym kosztem wynajmu lokalu oraz zatrudnieniem pracowników odpowiedzialnych za prace biurowe. Alternatywnym rozwiązaniem są dziś tzw. wirtualne biura. Sprawdźmy, na czym polega ich działalność.

Wirtualne biuro – co to jest?

Wirtualne biuro (e-biuro) to usługa polegająca na tzw. outsourcingu biurowym. To adres, pod którym zarejestrowana zostaje konkretna działalność gospodarcza. Firma świadcząca taką usługę wynajmuje powierzchnię, po czym podnajmuje ją innym firmom i pozwala na zarejestrowanie ich pod danym adresem. Biuro nie musi jednak fizycznie funkcjonować w danym miejscu. Ta możliwość jest współcześnie coraz bardziej popularna, ale pierwsze e-biuro powstało już w 1994 r. z inicjatywy amerykańskiego biznesmena Ralpha Gregory’ego. Doszedł on do wniosku, że wielu przedsiębiorców nie potrzebuje posiadania własnego biura i może dzięki temu zminimalizować koszty utrzymania firmy. Pomysł szybko się przyjął i do dziś cieszy się zadowoleniem wśród klientów.

Zawieranie umowy z wirtualnym biurem

Usługa wirtualnego biura jest odpłatna i uzależniona od standardu lokalu oraz zakresu usług, na które decyduje się firma podczas podpisania umowy. Umowę zawiera się najczęściej na czas nieokreślony z możliwością miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Usługi wirtualnego biura:

• adres dla zarejestrowania firmy
• adres korespondencyjny dla firmy
• zarządzanie korespondencją (klient jest informowany o nadesłanej korespondencji, istnieje możliwość szybkiego zeskanowania jej i przesłania)
• obsługa skrzynki mailowej
• obsługa prawna i księgowa
• obsługa informatyczna
• przechowywanie dokumentacji
• udostępnianie sal na spotkania biznesowe
• dedykowany numer telefonu
• dedykowany numer fax
• tworzenie biznesplanów
• tworzenie materiałów reklamowych

W Polsce powstaje coraz więcej wirtualnych biur, najczęściej znajdują się w największych miastach, ze względu na prestiżowe lokalizacje, np. w Warszawie. Przykładem jest Wirtualna siedziba, która oferuje wirtualny adres w Warszawie – Powiśle oraz szereg usług dodatkowych (obsługa spółek, sprzedaż gotowych spółek, doradztwo prawne, wirtualny asystent czy księgowość). Korzystanie z wirtualnego biura jest w pełni legalne i zgodne z prawem. Potrzebna jest jedynie zgoda właściciela lokalu na wynajęcie go osobom trzecim.

Wirtualne biura – zalety usługi

• oszczędność pieniędzy dla firmy
• spadek kosztów utrzymania biura
• redukcja kosztów zatrudnienia pracowników biurowych
• posiadanie prestiżowego adresu firmy
• możliwość korzystania z innych usług wirtualnego biura
• zachowanie najwyższej jakości usług i prywatności
• oszczędność czasu – wirtualne biuro zajmuje się sprawami firmy
• wirtualne biuro jest świetną propozycją dla małych i początkujących firm

Wirtualne biuro to doskonałe rozwiązanie dla wielu firm i alternatywa dla kosztownego najmu lokalu. Oprócz adresu, może zapewnić także kompleksowy pakiet usług biurowych, które odciążą przedsiębiorcę. Poza tym buduje również pozytywny wizerunek firmy. Outsourcing biurowy z pewnością będzie coraz bardziej popularny na biznesowym rynku w Polsce, ponieważ usługa ta już zyskała sobie zaufanie wśród klientów.