Czy wynajęcie biura wirtualnego jest legalne?

Stosunkowo niedawno na polskim rynku zaczęły rozwijać się wirtualne biura, które w ciągu kilku lat zyskały ogromną popularność. Zainteresowanie nimi nadal rośnie. Trzeba przyznać, że rozwiązanie niesie za sobą wiele różnych korzyści, np. pozwala firmie na znaczną redukcję kosztów. Jednak tego typu działalność budzi również liczne wątpliwości, szczególnie co do jej prawnych uwarunkowań.

Czym dokładnie jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro (inaczej e-biuro) to nic innego, jak adres, pod którym rejestrowana jest działalność gospodarcza. W rzeczywistości wygląda to w następujący sposób: firma, która świadczy tego typu usługi wynajmuje powierzchnię biurową, a następne podnajmuje ją oraz pozwala na zarejestrowanie innych firm pod danym adresem. Innymi słowy, wirtualne biuro to usługa pełnego outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu. Pomysł ten jest stosunkowo świeży; narodził się w 1994 roku.

Cała usługa jest oczywiście odpłatna. Ostateczna wysokość wszystkich kosztów zależy od ilości i jakości usług, na które decydujesz się podczas zawierania umowy. Zakres dodatkowych usług jest bardzo szeroki i obejmuje m.in. indywidualne numery telefoniczne, odbiór telefonów i faksów, przesyłanie korespondencji tradycyjnej i wirtualnej czy nawet tworzenie biznesplanów. W niektórych przypadkach wynajmuje się pojedyncze stanowisko biurowe w wybranych godzinach.

Czy korzystanie z wirtualnego biura jest legalne?

Od początku powstania tego rodzaju biur toczą się spory o ich legalność. Jeszcze kilka lat temu kwestia prawna nie była do końca jasna i jednoznaczna. Do tej pory wielu przedsiębiorców nie jest przekonanych, co do biur wirtualnych i dostrzega w ich funkcjonowaniu coś podejrzanego. Jednak działalność ta jest jak najbardziej zgodna z prawem, o ile tylko firma, świadcząca takie usługi, ma zgodę właściciela lokalu na wynajęcie go osobom trzecim. To bardzo ważna sprawa, o którą należy zadbać jeszcze przed podpisaniem umowy. Należy także brać pod uwagę fakt, że firma zarejestrowana w biurze wirtualnym podlega temu Urzędowi Skarbowemu, przy którym mieści się siedziba firmy, a nie np. adres zamieszkania właściciela. Nie wolno zaniedbać tej kwestii przy rozliczeniu.

Czy wirtualne biuro się opłaca?

Wirtualne biuro wydaje się idealnym rozwiązaniem w kilku przypadkach. Prowadzenie go jest korzystne przede wszystkim dla firm, które dopiero rozpoczynają swoją działalność, szczególnie gdy nie potrzebują one fizycznej siedziby, choćby ze względu na niewielki zakres świadczonych usług. To świetna i wygodna opcja w przypadku, gdy firma chce prowadzić działalność zagranicą lub po prostu zależy jej, aby adres znajdował się w prestiżowej dzielnicy, ale nie stać spółki na wynajęcie biura w centrum biznesowym. Taka “dobra” lokalizacja o wiele lepiej prezentuje się na wizytówkach, ulotkach bądź innych materiałach reklamowych i przyciąga więcej potencjalnych klientów. Najistotniejszą rzeczą jest fakt, że biuro wirtualne pozwala na znaczne ograniczenie kosztów, związanych z wynajmem powierzchni, ale pozwala także na redukcję kosztów zatrudnienia pracowników biurowych. Warto rozważyć wszystkie wady i zalety tego dosyć oryginalnego sposobu na prowadzenie działalności.