16

Czy istnieje umowa najmu wirtualnego biura?

Zapotrzebowanie na najem nieruchomości nieustannie ulega radykalnym zmianom. Na przestrzeni lat, potrzeby rynku kształtują się różnie. Dlatego ciągle powstają nowe możliwości najmu, np. wirtualne biuro, które stanowi pewien pakiet usług, związanych z ulokowaniem siedziby przedsiębiorstwa.

Jakie są cechy charakterystyczne wirtualnego biura?

Wirtualne biuro, w najogólniejszym znaczeniu, powstaje przede wszystkim po to, aby udostępnić te dane adresowe, które są niezbędne do legalnego zarejestrowania przedsiębiorstwa. Chodzi tu m.in. o konkretne miasto, ulicę oraz numer lokalu. Robi się to głównie z myślą o możliwości posługiwania się tym adresem w obrocie gospodarczym i prawnym. Innymi słowy, usługa ta polega na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności w danym miejscu. Do danych podstawowych często dołącza się dodatkowe pakiety usług, tj. możliwość korzystania z recepcji, faksu bądź odrębnego numeru telefonu czy korzystanie ze skrzynki pocztowej. Dopuszcza się również opcję otrzymywania poczty za pośrednictwem biura.

WAŻNE

Istotną informację stanowi fakt, że istnieją jeszcze szersze pakiety usług, w których mieszczą się: odpowiadanie na telefony od klientów, obsługa poczty elektronicznej i tradycyjnej, prowadzenie różnego rodzaju pism firmowych, obsługa księgowa, przechowywanie dokumentów, tworzenie biznesplanów czy korzystanie z usług prawnych, a nawet wyrabianie pieczątek, wraz z innymi potrzebnymi rzeczy.

Korzyści, jakie czerpie najemca z posiadania wirtualnego biura

Zazwyczaj wirtualne biura zakładane są pod tzw. “dobrym adresem”. Dzięki takiemu rozwiązaniu, najemca czerpie liczne korzyści. Zalety są tego rodzaju, że nie potrzebując pomieszczenia do prowadzenia swojej działalności, najemca dysponuje atrakcyjną siedzibą za stosunkowo niską cenę.

Oryginalna idea wirtualnego biura została stworzona dla osób, które chcą zaoszczędzić pieniądze na biurze, którego tak naprawdę “fizycznie” nie potrzebują, ze względu na zakres prowadzonej działalności. Pozwala to także w znacznym stopniu na redukcję kosztów, związanych z obsługą biurową, zatrudnianiem pracowników. Ten pomysł jest idealny również dla wszystkich tych, którzy:

  • dopiero rozpoczynają działalność biznesową i nie dysponują dużymi środkami pieniężnymi,
  • świadczą usługi na niewielką skalę,
  • zamierzają rozszerzyć zakres swoich usług o nowe opcje lub planują zacząć świadczyć je w przyszłości,
  • chcą prowadzić działalność zagranicą,
  • chcą, aby adres ich firmy znajdował się w dobrej dzielnicy, ale nie stać ich  na wynajęcie biura w prestiżowej lokalizacji czy centrum biznesowym.

WAŻNE

Warto wiedzieć, że osoba, która wynajmuje wirtualne biuro nie oferuje samego biura, a jedynie umożliwia korzystanie z sali konferencyjnej bądź innych pomieszczeń; może to być nawet biurko z komputerem. Wszystkie tego typu kwestie regulują jedynie warunki umowy.

Czy świadczenie usług za pośrednictwem wirtualnego biura spełnia przesłanki umowy o najem lokalu?

Praktycznie rzecz biorąc, umowa o wirtualne biuro może być normalną umową najmu, przechowywania lub świadczenia usług; zależy to tylko od treści danej umowy. Przykładowo, gdy wynajmujemy jedynie skrzynkę pocztową, czynność prawna zbliża się znacznie bardziej do wynajmu rzeczy niż lokalu, oczywiście z dodatkową możliwością wykorzystania konkretnego adresu.